«Kostentopographie»?

Am Anfang ist die Prognose. Sie zeigt auf, wann welche Tätigkeiten und Aktionen stattfinden, wieviel Aufwand jeder Teilauftrag zu welchem Zeitpunkt verursacht und welche Drittkosten wann entstehen. Die Prognose wandelt sich ab Projektstart in einen «Fahrtenschreiber» um, der monatlich die effektiven Kosten den Erwartungen gegenüberstellt.

Wie sagte bereits Horaz, der legendäre römische Dichter und Satiriker (65 – 8 v. Chr.)? «Wohl begonnen, ist halb gewonnen!». Mit einer präzisen Projektprognose erkennt der Auftraggeber, wann welche Kosten entstehen und wie sie sich aufteilen.

Kostentopographie und Fahrtenschreiber

Numerisch und grafisch dargestellt ergibt sich aus der Prognose eine «Kostentopographie», an der sich der Kunde einfach und übersichtlich orientieren kann, wie sich die Kostenentwicklung abspielen wird.

Im Verlaufe des Projekts lassen sich monatliche, vierteljährliche und jährliche Kontrollen erstellen, die darüber Auskunft geben, wie sehr sich die erwarteten Kosten von der Prognose unterscheiden. Das nennen wir den «Fahrtenschreiber».

Beispielprognose mit Kostentopographie

Schauen Sie sich ein reales Beispiel für eine Prognose mit Kostentopographie an, bestehend aus drei Folien. Es handelt sich um eine reale Jahresprognose 2019 für die Marketingkommunikation im Rahmen mehrerer Immobilienprojekte.

A) Der Agenturaufwand

In dieser Ansicht sind 10 verschiedene «Teilaufträge» nach Monat aufgeschlüsselt. Die Kostentopographie und die Auftragsaufteilung zeigen die erwartete Entwicklung als Diagramme.

Abbildung 1: Der prognostizierte Agenturaufwand.

B) Die Drittkosten

Die Drittkosten teilen sich in drei Teilbereiche, plus eine Reserve. Auch hier die visuelle Darstellung in Kombination mit den monatlichen zu erwartenden Kosten.

Abbildung 2: Die prognostizierten Drittkosten.

C) All-in

In dieser dritten Abbildung sind die Agentur- und die Drittkosten zusammengefasst.

Abbildung 3: Die prognostizierten Kosten All-in.

Voraussetzungen

Eine zuverlässige Prognose lässt sich relativ einfach und schnell erstellen, sobald der Umfang des Projekts bekannt ist. Damit auch die effektiven Kosten im Verlauf des Projekts der Prognose gegenüber gestellt werden können, ist sicherzustellen, dass jede Tätigkeit und alle Ausgaben für Drittleistungen zentral erfasst werden.

Wir erfassen auf die Viertelstunde genau, wer, wann, was im Rahmen welches Teilauftrages tut. Diese Leistungserfassung ist Teil jeder Rechnung. Und wir kontrollieren die Rechnungen der Drittanbieter.

Die Checkliste

Verlangen Sie mit der Offerte eine detaillierte Prognose für alle Objekte und Leistungen.
Leistungen und Kosten sollen in einem «Fahrtenschreiber» erfasst werden.
Verlangen Sie monatliche Rapporte und Kontrollen aus dem «Fahrtenschreiber».
Bestehen Sie auch auf detaillierten Leistungsausweisen als Rechnungsbeilagen.

Kostentopographie? Fahrtenschreiber?

Wir zeigen Ihnen gerne auf, wie mit Sie mit Prognosen und Kontrollinstrumenten Projekte besser steuern können.