E-Mail Management leicht gemacht

Richtig gemacht, ist das Management von E-Mails eigentlich ganz einfach und schmerzfrei. Befolgen Sie einige wenige Grundsätze und optimieren Sie damit Ihren Umgang mit eingehenden und ausgehenden E-Mails. Ihr Zeitaufwand lässt sich drastisch reduzieren. Die Präzision von Ablage und Archivierung nimmt zu, ebenso die Suche nach bestimmten Nachrichten.

Inhaltsverzeichnis

Wenn Sie zuhause Ihren Briefkasten leeren, was genau tun Sie dabei und in den folgenden Minuten? Sie leeren den Briefkasten zuerst einmal, und zwar komplett. Danach werden Sie wahrscheinlich am Küchentisch die Post durchsehen. Sie sortieren die Post, machen vielleicht mehrere Stapel für Werbung, Zeitungen, Rechnungen, Briefe und Postkarten. Die jeweiligen Sendungen platzieren Sie danach unterschiedlich, die Rechnungen und Briefe nehmen Sie ins Büro, Zeitungen und Postkarten bleiben in der Küche.

So oder ähnlich läuft das doch auch bei Ihnen ab. Mit der elektronischen Post wollen wir genau gleich umgehen. Leeren, sortieren, platzieren und bearbeiten.

Die Inbox ist grundsätzlich leer

Fangen wir also bei der Inbox (Posteingang) an. Wenn Sie Ihre Inbox(en) anschauen, löschen Sie nach einer Sichtung zuerst alle Nachrichten, auf die Sie verzichten können (Spam, Werbung, sonstiger Müll). Verschieben Sie Nachrichten, die Sie bearbeiten müssen in ihre Zielordner (Kunde, Projekt, Anbieter) als ungelesene Nachrichten, damit Ihnen der Ordner automatisch anzeigt, wieviele ungelesene Nachrichten sich darin befinden. Bearbeiten Sie danach diese ungelesenen Nachrichten, wenn der Zeitpunkt dafür gekommen ist.

Je nach Volumen, wiederholen Sie diesen Vorgang mehrmals täglich. Vermeiden Sie auf jeden Fall eine überfüllte Inbox. Oft geht die Übersicht rasch verloren, wenn dutzende oder gar hunderte Nachrichten in der Inbox liegen.

Die Ordner-Struktur

Mit jedem Mailprogramm lassen sich praktische Ordnerstrukturen anlegen. Nutzen Sie diese Möglichkeit intensiv. Legen Sie die eingehenden Mails in die passenden Ordner ab. Tun Sie dasselbe mit Ihren dazugehörigen gesendeten oder weitergeleiteten Mails.

In den meisten Mailprogrammen werden neben dem Posteingang automatisch bestimmte Ordner erstellt, wie Entwürfe, Gesendet (Postausgang), Papierkorb und ein Spamordner. Der Postausgang ist — genau wie die Inbox — möglichst leer zu halten. Verschieben Sie die gesendeten Nachrichten immer auch in die passenden Zielordner.

Erstellen Sie zuerst einige wenige Hauptordner (Sammelordner). Zum Beispiel so:

  • Aktuell offen (Ablage für alle aktuell zu bearbeitenden Mails)
  • A-Kunden (Sammelordner für die Hauptkunden)
  • B-Kunden (Sammelordner für die Nebenkunden)
  • Akquise (Sammelordner für die Akquisition)
  • Marketing (Sammelordner für alles rund ums Marketing)
  • Interne Organisation (Sammelordner für interne Weisungen und IT)
  • Newsletters und Abos (Sammelordner für abonnierte Newsletters)

Innerhalb dieser Sammelordner erstellen Sie weitere Unterordner über mehrere Ebenen. Zum Beispiel so:

  • A-Kunden
    • Aebischer Planung und Bau AG
    • Peterhans Architekten AG
      • Baustellenkameras
      • 3D-Visualisierungen
      • Tage der offenen Tür 2021
      • Verträge
      • Archive
        • Archiv 2020
        • Archiv 2019

Ein grosser Vorteil für die rasche Orientierung sind Farbencodes, falls Ihr Mailprogramm dies zulässt. Werfen wir in diesem Zusammenhang als nächstes einen Blick auf praktische Werkzeuge, die das Mail-Management erleichtern.

Die passenden Werkzeuge

Am Anfang steht ein Mailserver, auf dem alle eingehenden und ausgehenden Mails gespeichert werden. Auf diesen Mailserver greifen Sie zu, um Ihre Mails zu verwalten. Das kann ein Mailserver Ihres Arbeitgebers sein, Ihr eigener Server, einer der vielen Gratisanbieter (wie gmx, gmail, yahoo etc.) oder Ihr privater Internetprovider (wie bluewin, sunrise).

Der Zugriff erfolgt entweder mit einem Mailprogramm auf dem Computer, einem Web-Interface via Browser oder mit einer App auf dem Mobile. Überall, unabhängig von der Zugriffsart, wollen Sie immer den aktuellsten Stand Ihrer Mailbox(en) sehen.

Achten Sie darauf, dass Sie Ordnerstrukturen einfach und schnell erstellen können. Viele Mailprogramme sortieren die Ordner alphabetisch. Die meisten Programme erlauben eine freie Sortierung der Ordnerstruktur (oder haben Erweiterungen dafür). So können Sie nach Ihrem eigenen Gutdünken sortieren. Wie weiter oben erwähnt, ist es auch hilfreich, wenn die unterschiedlichen Ordner mit einer Farbe markiert werden können.

Eine sehr praktische Funktion ist meistens irgendwo in den Optionen versteckt: «Antworten im Ordner der ursprünglichen Nachricht speichern». Mit anderen Worten: Wenn Sie aus einem Unterordner eine Nachricht beantworten, wird Sie automatisch auch darin gespeichert (und nicht im Ordner Gesendet). Sehr praktisch. Sonst müssen Sie die gesendete Nachricht aus dem Ordner Gesendete manuell in den entsprechenden Zielordner verschieben.

Ebenfalls: In den Einstellungen finden Sie auch eine Funktion, die bestimmt, wann eine Nachricht als gelesen markiert wird. Oft ist die Standardeinstellung so konfiguriert, dass die Nachricht beim Öffnen sofort als gelesen markiert wird. Das ist unpraktisch. Stellen Sie das auf manuell ein (bewusst als gelesen markieren) oder auf 20 Sekunden nach der ersten Sichtung.

Falls Sie mehrere Konten bedienen oder in mehreren Sprachen kommunizieren, achten Sie darauf, dass Ihnen eine Funktion zur Verfügung steht, um unterschiedliche Textbausteine in Ihre Mails einzufügen (typischerweise unterschiedliche Absender-Blocks oder Disclaimers in verschiedenen Sprachen).

Ein letzter Tipp in Bezug auf Werkzeuge: Lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Mailprogramm Filter einsetzen können. So können Sie gewisse Nachrichten, von denen Sie wissen, dass sie nicht zeitkritisch sind, automatisch in Zielordner verschieben, ohne dass sie in der Inbox auftauchen.

Einteilung der Zeit

Bleiben wir noch kurz bei den Werkzeugen und den Einstellungen. Für eine angenehme Zeiteinteilung im E-Mail-Management sorgen Sie zuerst dafür, dass Ihre Mails nur alle 60 Minuten automatisch abgerufen werden. Natürlich ist das etwas abhängig von Funktion und Verantwortung.

Grundsätzlich gilt aber: rufen Sie Mails so selten wie nötig ab. Zu oft sind die Maileinstellungen so konfiguriert, dass neue Mails sofort nach Eingang auf dem Mailserver auch im Mailprogramm auftauchen. Schlimmstenfalls noch mit einem hörbaren Klingeling. Ein Konzentrationskiller.

Sie können sich natürlich auch entscheiden, Mails nur manuell abzurufen. Also genau dann, wenn Sie auch Zeit dafür haben.

Nehmen Sie sich auf alle Fälle immer genügend Zeit, um Ihre Mails zu bearbeiten. Unbedachte, ungenaue oder unbearbeitete Mails verursachen im Team, im Projekt oder im «virtuellen» Verhältnis nur zu Missverständnissen und Mehraufwand.

Die Checkliste

Die Inbox (und die Outbox) sind idealerweise leer.
Nutzen Sie Ordnerstrukturen intensiv.
Nutzen Sie die Einstellungen des E-Mailprogramms.
Setzen Sie Filter und Textbausteine ein.
Wählen Sie ideale Zeitspannen für die E-Mails.

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