Das ideale Sitzungszimmer ist leer

Das ideale Sitzungszimmer ist meistens leer. Warum? Weil sich nämlich in der Regel der zeitliche Aufwand für die Kosten-Nutzen-Rechnung überhaupt nicht lohnt.

Sie kennen die Szene sicher selber bestens: Zwei Personen sind frühmorgens aus der Ostschweiz abgereist, eine Person kommt aus dem Berner Oberland, alle treffen sich um 9 Uhr in Neuenburg für eine zweistündige Sitzung bei der Auftraggeberin. Die Ostschweizer sind mit dem Auto unterwegs, der Berner mit dem ÖV. Der Aufwand wird bei den Beratern mit mindestens 24 Stunden zu Buche schlagen. Ohne Spesen. Und ohne Aufwand seitens der Auftraggeberin.

Kurz: Das lohnt sich in der Regel nicht (auch nicht für die Berater).

Vor Covid-19

Dieser Artikel entstand ursprünglich bereits 2018, also lange bevor Covid-19.
Er hat nichts von seiner Gültigkeit verloren, im Gegenteil, er hat an Aktualität dazu gewonnen.

Ein «Ja» nur zu gut geplanten Meetings

Es ist absolut nichts gegen gut geplante Meetings einzuwenden, die handfeste Resultate bringen. Für die meisten (Teil-) Projekte sind aber eigentlich nur zwei, maximal drei Sitzungen nötig:

1) Kundenbriefing

Kunden und Team-Leader besprechen das Projekt. Führt direkt zum Konzeptdesign.

Hier wird der Projektumfang definiert und festgelegt, wie die interne Kommunikation abläuft.

2) Kick-off-Meeting

Sitzung mit dem gesamten Projektteam. Dient in erster Linie dem Teamgeist.

Die Zielsetzung(en) werden abgestimmt. Die Projektabläufe werden erklärt, die Werkzeuge vorgestellt.

3) Review / Debriefing

In Teilprojekten repräsentiert dieses Meeting eine (Zwischen-) Review.

Bei Projektabschluss ist es das finale Debriefing mit den Learnings.

Kann ohne weiteres auch interaktiv stattfinden.

Setzen Sie interaktive Mittel ein

Setzen Sie, wenn immer möglich, orts- und zeitunabhängige Kommunikationsmittel ein. Sie sparen nicht nur Projektkosten ein, sie profitieren auch vom «richtigen Moment». Nämlich dem Moment, in dem die Projektmitglieder auch ihr Bestes geben können und wollen.

E-Mail

Immer noch die Nummer 1. Projektspezifische Standards einzuführen, lohnt sich auch.

Telefon, Videokonferenz

In der Prototyping-Phase lassen sich via Telefon und Video fast alle Fragen lösen.

Online-Projekt-Office

Die Projektkontrolle über eine passwortgeschützte Plattform abwickeln.

Kommunikation und Konventionen

Sparen Sie viel Sitzungszeit ein, mir einer klaren Kommunikationsstrategie innerhalb des Projektteams. Wer kommuniziert mit wem? Welche Konventionen verwenden wir in der elektronischen Kommunikation? Who calls the shots? Meist genügen ein paar einfache Regeln und Abmachungen.

Die Checkliste

Beschränken Sie die Anzahl Sitzungen auf ein Minimum.
Setzen Sie wenn immer möglich interaktive Mittel für das Projektmanagement ein.
Erwägen Sie, eine projektspezifische Online-Office-Plattform einzusetzen.
Definieren Sie eine interne Kommunikationsstrategie für das Projekt.

Interesse geweckt?

Wie Sie mit weniger Sitzungen Kosten sparen und gleichzeitig die Qualität verbessern, erfahren Sie detailliert in einem persönlichen Gespräch.