Das ideale Sitzungszimmer ist meistens leer. Warum? Weil sich nämlich in der Regel der zeitliche Aufwand für die Kosten-Nutzen-Rechnung überhaupt nicht lohnt.
Sie kennen die Szene sicher selber bestens: Zwei Personen sind frühmorgens aus der Ostschweiz abgereist, eine Person kommt aus dem Berner Oberland, alle treffen sich um 9 Uhr in Neuenburg für eine zweistündige Sitzung bei der Auftraggeberin. Die Ostschweizer sind mit dem Auto unterwegs, der Berner mit dem ÖV. Der Aufwand wird bei den Beratern mit mindestens 24 Stunden zu Buche schlagen. Ohne Spesen. Und ohne Aufwand seitens der Auftraggeberin.
Kurz: Das lohnt sich in der Regel nicht (auch nicht für die Berater).
Ein «Ja» nur zu gut geplanten Meetings
Es ist absolut nichts gegen gut geplante Meetings einzuwenden, die handfeste Resultate bringen. Für die meisten (Teil-) Projekte sind aber eigentlich nur zwei, maximal drei Sitzungen nötig:
1) Kundenbriefing
Kunden und Team-Leader besprechen das Projekt. Führt direkt zum Konzeptdesign.
Hier wird der Projektumfang definiert und festgelegt, wie die interne Kommunikation abläuft.
2) Kick-off-Meeting
Sitzung mit dem gesamten Projektteam. Dient in erster Linie dem Teamgeist.
Die Zielsetzung(en) werden abgestimmt. Die Projektabläufe werden erklärt, die Werkzeuge vorgestellt.
3) Review / Debriefing
In Teilprojekten repräsentiert dieses Meeting eine (Zwischen-) Review.
Bei Projektabschluss ist es das finale Debriefing mit den Learnings.
Kann ohne weiteres auch interaktiv stattfinden.
Setzen Sie interaktive Mittel ein
Setzen Sie, wenn immer möglich, orts- und zeitunabhängige Kommunikationsmittel ein. Sie sparen nicht nur Projektkosten ein, sie profitieren auch vom «richtigen Moment». Nämlich dem Moment, in dem die Projektmitglieder auch ihr Bestes geben können und wollen.
Immer noch die Nummer 1. Projektspezifische Standards einzuführen, lohnt sich auch.
Telefon, Videokonferenz
In der Prototyping-Phase lassen sich via Telefon und Video fast alle Fragen lösen.
Online-Projekt-Office
Die Projektkontrolle über eine passwortgeschützte Plattform abwickeln.
Kommunikation und Konventionen
Sparen Sie viel Sitzungszeit ein, mir einer klaren Kommunikationsstrategie innerhalb des Projektteams. Wer kommuniziert mit wem? Welche Konventionen verwenden wir in der elektronischen Kommunikation? Who calls the shots? Meist genügen ein paar einfache Regeln und Abmachungen.