Reduzieren Sie unnötige Aktenberge

Produzieren Sie selber weniger gedruckte Unterlagen. Und bestehen Sie auch bei den Anbietern darauf, dass gedruckte Vereinbarungen, Konzepte und Anforderungskataloge auf ein Minimum beschränkt bleiben.

Unnötige Aktenberge vermeiden schont nicht nur Ressourcen, sondern spart auch Geld und Archiv-Platz. Darüber hinaus vereinfacht sich logischerweise auch die Komplexität, denn die Autoren der Unterlagen verfügen über schlicht weniger Volumen, um ihre Ideen und Kontrollinstrumente prägnant zu präsentieren.

Ein grosser Teil der Unterlagen kann zudem ausschliesslich in digitaler Form angelegt und zur Verfügung gestellt werden. Beispielsweise mit der Hilfe einer interaktiven Projektplattform.

Hier ist der Weg zu Projekten mit minimalen, gedruckten Unterlagen:

Kurzkonzepte mit weniger als 10 Seiten

Eine gute Idee oder ein gutes Konzept braucht nicht viel Platz. Mehr als 10 Seiten für ein Konzept verzögern Entscheidungen und haben das Potenzial, Diskussionen über unwichtige Details auszulösen.

Ein beispielhaftes Inhaltsverzeichnis:

Seite 1

Seite 2

Seite 3

Seite 4

Seite 5

Seite 6

Seite 7

Seite 8

Seite 9

Seite 10

Deckblatt

Inhaltsverzeichnis

Ausgangslage

Zielsetzungen

Technische Lösung

Layout und Design

Kommunikation

Terminplanung

Kostenschätzung

Konditionen

Titel, Datum, Autor(en), Adressat.

Die Inhaltsübersicht.

Wo befinden wir uns?

Wohin führt die Reise?

Die technischen Mittel.

Wie soll es aussehen?

Die Kommunikationsstrategie.

Was, wer, bis wann?

Direkte Kosten und Drittkosten.

Voraussetzungen für den Projekterfolg.

Das reicht. Nicht alles und jedes Detail muss im Konzept stehen. Separate Arbeitsunterlagen für Teilprojekte (z. Bsp. Hosting, Domains, Mails, Typografie, Farben, Abläufe, Zahlungsplan) bringen mehr Sicherheit und sorgen für einen schärferen Fokus.

Ein Muss: die elektronische Datenablage

Benützen Sie ein Online-Projektoffice. Wichtige Referenzunterlagen lassen sich dort einfach einbauen und verlinken. Dort sind sie jederzeit abrufbar. Anstatt Dossiers auszudrucken, empfiehlt es sich, alle relevanten Projektunterlagen — allenfalls auch Notizen und Inputs — zentral zu halten.

Zuverlässige Schaltstellen

Das braucht alles ein gewisses Mass an Disziplin. Vorab ist die Projektleitung gefordert. Je besser die Projektleitung koordiniert und die Abläufe kontrolliert, desto einfacher wird es für alle Projektteilnehmer.

Beispielsweise sorgt die Projektleitung für präzisen E-Mail-Verkehr, mit entsprechenden Betreffs und Anweisungen.

Die Checkliste

Verlangen Sie eine grösstmögliche Reduzierung von Druckunterlagen.
Verlangen Sie vom Produzenten ein Online-Projektoffice.
Setzen Sie eine Projektleitung ein, die online führen kann.
Bestehen Sie auf einer projektspezifischen, internen Kommunikationsstrategie.

Akten reduzieren? Wie?

Lassen Sie sich in einem persönliche Gespräch über die Massnahmen infomieren, die zu einer Aktenreduktion in jedem Projekt führen.